E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht, Hinweis und Ablauf
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie aber können, und auf Wunsch von Kunden lohnt sich die freiwillige E-Rechnung.
Die Antwort in kurzen Worten
- Ausstellen: Nicht verpflichtend. Das gilt laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Empfangen: Verpflichtend, wie für alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025.
- Freiwillig: Eine E-Rechnung dürfen Sie jederzeit ausstellen, zum Beispiel wenn Kunden sie wünschen oder Sie für Behörden arbeiten.
Der Pflichthinweis auf der Rechnung
Auf der Rechnung muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen, zum Beispiel: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Umsatzsteuer weisen Sie nicht aus. Als Rechnungsangabe genügt eine Steuernummer; eine USt-IdNr. ist nicht nötig.
So geht es in E-Rechnung Studio
- Setzen Sie bei der Einrichtung das Häkchen „Ich bin Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Später ändern Sie das im Abschnitt „Absender & Logo“ unter „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“.
- Alle Positionen werden automatisch auf steuerfrei gesetzt, und der gesetzliche Hinweis wird eingefügt. Sie können den Text anpassen.
- Tragen Sie Empfänger, Positionen und Zahlung ein; die Prüfung weist auf fehlende Angaben hin.
- Exportieren Sie als ZUGFeRD-PDF oder, für Behörden, als XRechnung.
Checkliste für Kleinunternehmer
- Empfang einrichten: Ein E-Mail-Postfach, das XML- und ZUGFeRD-Dateien annimmt, genügt. Lieferanten dürfen Ihnen schon heute E-Rechnungen schicken.
- Aufbewahren: Empfangene E-Rechnungen acht Jahre in der unveränderten Originalform archivieren, nicht nur als Ausdruck.
- Kunden fragen: Viele Unternehmenskunden und Behörden bitten um eine E-Rechnung. Wer sie liefern kann, erleichtert diesen Kunden die Verarbeitung.
- Hinweis prüfen: Der Text zur Kleinunternehmerregelung steht auf jeder Rechnung, auch in der E-Rechnung als eingebetteter Hinweis.
- Grenzen im Blick behalten: Wird die Kleinunternehmerregelung beendet, stellen Sie auf Regelbesteuerung mit Umsatzsteuerausweis um.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer.
Muss ich auf der Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und geben stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG an.
Brauche ich eine USt-IdNr.?
Nicht für die Rechnung: Eine Steuernummer genügt als Pflichtangabe. Eine USt-IdNr. brauchen Sie nur in besonderen Fällen, zum Beispiel bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern.
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Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Zusammenfassung, Ecovis)
- DATEV: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur E-Rechnung (PDF)
- IHK Stuttgart: Pflichtangaben für Rechnungen
Diese Seite ist eine allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.