E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen, Ausnahmen und Checkliste
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt ein Stufenplan; ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle Pflicht.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen (inländisches B2B) |
|---|---|---|
| ab 01.01.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | E-Rechnung freiwillig; Papier und PDF bleiben zulässig |
| bis 31.12.2026 | Pflicht | Papier erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; darunter weiter Papier oder PDF mit Zustimmung |
| ab 01.01.2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen |
Kurz gesagt: Empfangen müssen Sie schon jetzt, ausstellen Sie spätestens ab 2028. Wer früh umstellt, vermeidet Zeitdruck und kann Abläufe in Ruhe testen.
Wer ist betroffen, wer nicht?
- Betroffen: Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B), die der Umsatzsteuer unterliegen.
- Nicht betroffen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Hier bleibt jede Rechnungsform zulässig.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (XML) nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch lesen kann. Ein einfaches PDF oder ein Papierbeleg ist keine E-Rechnung. In Deutschland sind zwei Formate üblich: die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Welches passt, zeigt der Vergleich XRechnung und ZUGFeRD.
Checkliste: Das sollten Sie jetzt tun
- Empfang sichern: Ein E-Mail-Postfach, das XML- und ZUGFeRD-Dateien annimmt, genügt als Empfangsweg. Prüfen Sie, wer es liest.
- Aufbewahren: E-Rechnungen acht Jahre in der unveränderten Originalform archivieren. Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF genügt nicht.
- Format wählen: ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden.
- Stammdaten ergänzen: Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN, bei Behörden die Leitweg-ID.
- Ausprobieren: Erstellen Sie eine Testrechnung und prüfen Sie sie mit der Software Ihrer Buchhaltung oder Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?
Nein, nicht im inländischen B2B-Geschäft. Bis Ende 2026 sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF noch erlaubt. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur im inländischen Geschäft zwischen Unternehmern. An Privatpersonen dürfen Sie weiterhin Papier oder ein einfaches PDF schicken; eine E-Rechnung ist freiwillig möglich.
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nur noch übergangsweise und nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein einfaches PDF enthält keinen strukturierten Datensatz und ist deshalb keine E-Rechnung. Ab 2028 gilt das im B2B-Geschäft nicht mehr.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Die E-Rechnung muss dabei in ihrer unveränderten Originalform (XML oder ZUGFeRD-Datei) maschinell auswertbar archiviert werden.
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Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Zusammenfassung, Ecovis)
- DATEV: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur E-Rechnung (PDF)
- IHK Stuttgart: Pflichtangaben für Rechnungen
Diese Seite ist eine allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.