XRechnung erstellen: Schritt für Schritt und kostenlos
Die XRechnung ist das reine XML-Format für Rechnungen an Bund, Länder und viele Behörden. So erstellen Sie sie ohne Spezialsoftware, mit den Pflichtfeldern, die Behörden verlangen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne Bilddarstellung (XRechnung 3.0, Syntax UN/CEFACT CII oder UBL). Sie ist Pflicht bei Rechnungen an den Bund und viele weitere öffentliche Auftraggeber. Für Unternehmen untereinander ist sie ebenfalls zulässig, meist wird dort aber ZUGFeRD bevorzugt, weil der Empfänger das PDF lesen kann.
Das brauchen Sie vorab
- Die Leitweg-ID des Empfängers. Sie steht im Auftrag oder Vertrag oder wird von der Behörde mitgeteilt.
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und die vollständige Anschrift.
- Für die XRechnung zusätzlich: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Verkäufers sowie die E-Mail-Adresse des Empfängers.
- Ihre IBAN und die Zahlungsbedingungen (Fälligkeit oder Zahlungsziel).
In 6 Schritten zur XRechnung
- Öffnen Sie E-Rechnung Studio. Eine Anmeldung ist nicht nötig.
- Tragen Sie Absender und Empfänger ein und setzen Sie das Häkchen „Zusätzlich für XRechnung (Behörden) prüfen“. Das Häkchen steht im Bereich „Prüfung“ oben. Dann werden Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Leitweg-ID zu Pflichtfeldern.
- Tragen Sie die Leitweg-ID unter „Empfänger“ bei „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ ein.
- Erfassen Sie Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Die Summen rechnet das Werkzeug.
- Beheben Sie alle Fehler der Prüfung. Ein Klick auf eine Meldung springt zum Feld.
- Wählen Sie Exportieren → XRechnung (XML). Sie erhalten die XML-Datei, die Sie an die Behörde senden.
Eine ausführliche Anleitung mit Bildern finden Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Typische Fehler vermeiden
| Meldung | Lösung |
|---|---|
| Leitweg-ID fehlt | Bei „Empfänger“ die Leitweg-ID eintragen (Käuferreferenz, BT-10). |
| Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Verkäufers fehlt | Unter „Absender & Logo“ ergänzen; bei der XRechnung sind alle drei Pflicht. |
| Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen fehlen | Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum angeben. |
| E-Mail-Adresse des Empfängers fehlt | Elektronische Adresse des Empfängers eintragen. |
Versand und Aufbewahrung
Behörden verlangen meist den Weg über ein Portal oder das Peppol-Netzwerk; erkundigen Sie sich beim Empfänger. Senden Sie die Datei unverändert, und bewahren Sie das Original acht Jahre auf.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja. E-Rechnung Studio erzeugt XRechnung (XML) kostenlos im Browser, ohne Konto und ohne Anmeldung. Die Rechnungsdaten bleiben in Ihrem Browser und werden nicht an einen Server gesendet.
Brauche ich für die XRechnung eine Leitweg-ID?
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ja. Sie wird in der XRechnung als Käuferreferenz übermittelt. Die Behörde teilt Ihnen die Leitweg-ID mit.
Kann ich eine XRechnung auch an Unternehmen schicken?
Ja, sie ist auch zwischen Unternehmen zulässig. Weil sie kein lesbares PDF enthält, bevorzugen viele Unternehmen ZUGFeRD. Fragen Sie im Zweifel Ihren Kunden.
Weiterlesen
- Leitweg-IDLeitweg-ID: Was ist das und wo finde ich sie?
- E-Rechnung MusterE-Rechnung Muster zum Download: ZUGFeRD und XRechnung
- XRechnung oder ZUGFeRDXRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zu Ihnen?
- Anleitung in 10 SchrittenE-Rechnung erstellen, mit Bildern und Checkliste
Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Zusammenfassung, Ecovis)
- DATEV: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur E-Rechnung (PDF)
- IHK Stuttgart: Pflichtangaben für Rechnungen
Diese Seite ist eine allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.