ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Profile, PDF/A-3 und Tipps
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber einen eingebetteten Datensatz, den Software automatisch liest. So erzeugen Sie eine gültige ZUGFeRD-Rechnung.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X) kombiniert ein lesbares PDF/A-3 mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Menschen lesen das PDF, die Software des Empfängers liest das XML. Bei beiden ist der XML-Teil maßgeblich. ZUGFeRD ist damit die praktische Wahl für Rechnungen zwischen Unternehmen.
Welches Profil ist erlaubt?
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Zulässig als E-Rechnung sind Profile ab „EN 16931“. Die Profile „Minimum“ und „Basic WL“ genügen nicht, weil ihnen wesentliche Rechnungsdaten fehlen. E-Rechnung Studio erzeugt das Profil EN 16931.
ZUGFeRD-Rechnung in 5 Schritten
- Öffnen Sie E-Rechnung Studio und richten Sie beim ersten Start Ihre Firmendaten ein.
- Tragen Sie den Empfänger ein, mit vollständiger Anschrift.
- Erfassen Sie Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz; ergänzen Sie Zahlungsdaten und Fälligkeit.
- Prüfen Sie die Meldungen. Der Export ist erst möglich, wenn keine Fehler mehr offen sind.
- Wählen Sie Exportieren → ZUGFeRD-PDF (E-Rechnung). Die Datei ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
Mehr Hilfe bietet die Anleitung in 10 Schritten mit Bildern.
Gut zu wissen
- Kein Passwortschutz: Der PDF/A-3-Standard verbietet Verschlüsselung. Eine ZUGFeRD-Datei ist inhaltlich fixiert, aber nicht verschlüsselt. Fälschungssicher wird eine Datei erst durch eine digitale Signatur oder unveränderte Archivierung.
- Original aufbewahren: Acht Jahre, unverändert. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF genügt nicht.
- Prüfung: Das XML wurde beim Entwickeln mit dem KoSIT-Validator getestet, das PDF mit veraPDF auf PDF/A-3b. Für Ihren Einzelfall empfiehlt sich zusätzlich die Prüfung mit der Software Ihres Empfängers.
- Bei Behörden verlangen viele Stellen statt ZUGFeRD eine XRechnung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Inhaltlich sind sie gleich: Factur-X ist die französische Bezeichnung desselben Formats. Beide verbinden ein PDF/A-3 mit einem eingebetteten XML-Datensatz.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, wenn das Profil „EN 16931“ oder höher verwendet wird. Ein einfaches PDF ohne eingebettetes XML ist dagegen keine E-Rechnung.
Kann ich ZUGFeRD kostenlos erstellen?
Ja. E-Rechnung Studio erstellt ZUGFeRD-PDF kostenlos im Browser, ohne Anmeldung. Ihre Daten bleiben lokal in Ihrem Browser.
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Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Zusammenfassung, Ecovis)
- DATEV: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur E-Rechnung (PDF)
- IHK Stuttgart: Pflichtangaben für Rechnungen
Diese Seite ist eine allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.