XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zu Ihnen?
Beide Formate erfüllen die gesetzliche Vorgabe an E-Rechnungen. Entscheidend ist, wer die Rechnung erhält: Behörden verlangen meist XRechnung, Unternehmen meist ZUGFeRD.
Die kurze Empfehlung
- Rechnung an Bund, Länder oder Behörden: XRechnung mit Leitweg-ID.
- Rechnung an Unternehmen: ZUGFeRD, weil der Empfänger das PDF lesen kann und seine Software das XML verarbeitet.
- Im Zweifel: Fragen Sie Ihren Kunden, welches Format seine Software erwartet.
Vergleich auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbar für Menschen | Nicht ohne Zusatzprogramm | Ja, wie ein normales PDF |
| Maßgeblich | Das XML | Das eingebettete XML |
| Typische Empfänger | Bund, Länder, Behörden | Unternehmen |
| Leitweg-ID | Pflicht bei Behörden | nicht vorgesehen für Behörden |
| Norm | EN 16931, XRechnung 3.0 | EN 16931 (Profil „EN 16931“ oder höher) |
| Verschlüsselung | entfällt | nicht erlaubt (PDF/A-3) |
So entscheiden Sie
- Wer ist der Empfänger? Eine Behörde führt zur XRechnung.
- Muss ein Mensch die Rechnung ansehen oder unterschreiben? Dann ist ZUGFeRD bequemer.
- Hat der Kunde ein Format vorgegeben? Dann richten Sie sich danach.
- Bewahren Sie in jedem Fall das Original acht Jahre unverändert auf.
Drei Beispiele aus der Praxis
- Freiberufler an eine Agentur: ZUGFeRD. Die Agentur öffnet das PDF und ihre Buchhaltung liest das XML automatisch.
- Handwerksbetrieb an eine Gemeinde: XRechnung mit Leitweg-ID. Die Verwaltung nimmt Rechnungen meist über ein Portal entgegen.
- Dienstleister mit gemischten Kunden: Beides nutzen. Pflegen Sie die Leitweg-ID im Kundenstamm des öffentlichen Auftraggebers und wählen Sie beim Export je Kunde das passende Format.
Unabhängig vom Format gilt: Der Inhalt der Rechnung bleibt derselbe. Unterschiede betreffen nur die Dateiform und einzelne Pflichtfelder wie Ansprechpartner, Telefon und E-Mail bei der XRechnung.
Häufige Fragen
Welches Format ist besser, XRechnung oder ZUGFeRD?
Keines ist grundsätzlich besser. Beide erfüllen die gesetzliche Vorgabe. An Behörden senden Sie meist eine XRechnung, an Unternehmen meist ZUGFeRD.
Kann ich beide Formate aus derselben Rechnung erzeugen?
Ja. In E-Rechnung Studio exportieren Sie aus denselben Eingaben wahlweise ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung.
Ist ein einfaches PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten XML-Datensatz. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung.
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Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Zusammenfassung, Ecovis)
- DATEV: Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
- Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur E-Rechnung (PDF)
- IHK Stuttgart: Pflichtangaben für Rechnungen
Diese Seite ist eine allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.